La mise en conformité RGPD avec le logiciel Make IT Safe

Le logiciel Make IT Safe rend la conformité RGPD simple à mettre en œuvre et facile à suivre dans le temps : vous construisez, vous consultez et vous administrez un registre de traitements de manière collaborative, en quelques clics seulement. Grâce au tableau de bord de Make IT Safe, le pilotage de la mise en conformité est intuitif et efficace. Les outils présents dans Make IT Safe – catalogues de mesures de sécurité, de données à caractère personnel ou de finalités – font vivre l’ensemble des fiches de traitements. Afin d’étendre la portée de votre conformité, Make IT Safe intègre aussi l’audit RGPD des fournisseurs, l’audit de traitement et l’analyse d’impact relative à la protection des données (PIA).

Pourquoi utiliser le logiciel de conformité Make IT Safe ?

La mise en conformité, un enjeu déterminant pour les entreprises et les organisations :

Plus de 5 000 notifications de violations de données reçues par la CNIL en 2021, soit une hausse de 79 % par rapport à 2020

47% des DPO proviennent d’autres domaines d’expertise que ceux de l’informatique ou du juridique (chiffres 2021)

Seulement 61% des DPO récemment désignés auprès de la CNIL pensent avoir une bonne maîtrise du RGPD

1. Une mise en conformité RGPD en toute simplicité

Pilotez les actions de mise et de maintien en conformité :

Grâce au tableau de bord de Make IT Safe, obtenez une vision claire et globale des activités nécessitant la collecte et le traitement de données à caractère personnel
Priorisez les actions à réaliser, détectez les réclamations en retard et synthétisez les actions en cours (analyses d’impact, réclamations, traitements en attente de validation, etc) avec le carrousel d’indicateurs (KPIs) présent dans le dashboard de Make IT Safe
Suivez l’avancée des violations ouvertes, des actions assignées et en retard ainsi que des analyses d’impact (PIA)
Utilisez le tunnel de qualification et de gestion des incidents : cet outil les transforme si nécessaire en violations, assure les notifications et les actions à mener en temps voulu
Pilotez la vie des traitements, détectez le nombre de traitements complets ou non. Vous êtes informé(e) si la réalisation d’une analyse d’impact est recommandée ou en cours

Maîtrisez votre registre grâce à la modélisation avancée :

Gérez l’état des traitements et leur temporalité (statuts « Validés », « En attente » ou « Archivés »)
Optimisez la création de fiches de sous-traitants en fonction des prestations contractualisées
Le processus de création de fiches de traitements facilite votre travail : intégration des caractères particuliers des traitements, catalogue de données traitées, catégories de personnes concernées, catalogue de finalités et de sous-finalités, catalogue de mesures de sécurité, traçabilité des données (connaissance de qui a accès à quoi, durées de conservation notamment), suivi des transferts de données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne
Gérez le registre des applications support : création, modification, décommissionnement. À noter que le traitement est mis à jour lors du changement d’application support

Réalisez une analyse d’impact (PIA) sur les données personnelles :

La nécessité d’une analyse d’impact (PIA) est automatiquement détecté en fonction du type de données liées au traitement, des personnes concernées ou encore de la technologie utilisée…
L’analyse d’impact est directement exécutée depuis la solution avec le format de la CNIL
Suivi de l’analyse d’impact par le Data Protection Officer (DPO) et validation par le responsable de traitement

Gérez le registre de traitements de manière collaborative :

Grâce au logiciel de conformité Make IT Safe, impliquez l’ensemble des référents RGPD dans la création et le suivi des fiches de traitements :
- Créez, contextualisez, catégorisez et attribuez les actions aux personnes ressources adéquates
- Impliquez les parties prenantes dans leurs actions de mise ou de maintien de la conformité du registre par une interface dédiée
- Cloisonnez efficacement les traitements et les informations en fonction du rôle de chaque référent et de son entité de rattachement

2. Gérez la sous-traitance des données à caractère personnel

Gérez votre registre de sous-traitant :

Grâce au logiciel de conformité Make IT Safe, définissez et animez votre registre de sous-traitant de données à caractère personnel :

Créez les fiches de vos clients, définissez le type de relation et de prestation : contexte, accès rapide à l’identité et aux coordonnées des interlocuteurs clés

3. Gérez facilement les incidents, les violations et les demandes d’exercices de droits

Gérez les demandes d’exercices de droits :

L’interface utilisateur de Make IT Safe est intégrable dans un site externe et comprend un sélecteur de type de demande d’exercices de droits. La demande d’exercice est créée automatiquement dans Make IT Safe
Ajoutez manuellement la demande et suivez-la avec la possibilité d’y accéder, de la modifier et de la supprimer

Choisir/produire et fournir la documentation nécessaire lors d’un contrôle :

Extraction et export des données nécessaires lors d’un contrôle

Qualification des incidents et des violations, suivi de la notification :

Suivez les notifications émises à la CNIL
Pilotez et gérez dans le temps les actions nécessaires à la correction des violations de données et des incidents identifiés

4. Lancez des audits Conformité RGPD+ (fournisseurs et traitements)

Réalisez un audit RGPD de fournisseurs…

Il est possible depuis Make IT Safe d’auditer directement l’ensemble de ses fournisseurs afin d’évaluer leur conformité RGPD. Les résultats de l’audit fournisseurs peuvent être transformés en plan d’action piloté par le commanditaire.

… et de traitements

L’audit de traitement est un processus structurant, permettant d’auditer la conformité d’un traitement de données :

évaluation de la conformité d’un traitement à l’aide d’une interface intuitive et dynamique
consolidation des réponses par domaine
accédez à une vision du moindre détail comme du regroupement par sujets
un audit entraîne, si besoin, la création automatique et le suivi d’un plan d’action adapté