La mise en conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est devenue une priorité pour les entreprises. Elles doivent protéger les données personnelles qu’elles collectent et traitent au quotidien. Cela nécessite des processus rigoureux et une gestion efficace pour garantir la sécurité et la conformité avec les obligations légales. Dans ce contexte, l’utilisation d’un logiciel de conformité RGPD est un atout précieux pour centraliser, automatiser et faciliter les tâches liées à la protection des données.
Qu'est-ce qu'un logiciel de conformité RGPD ?
Un logiciel de conformité RGPD est un outil spécialisé qui aide les entreprises à se conformer aux exigences du RGPD.
Il permet de gérer les données personnelles, d’automatiser les tâches administratives liées à la protection des données, et d’assurer un suivi rigoureux des processus en place.
Grâce à un tel logiciel, les responsables de traitement, DPO et autres parties prenantes peuvent centraliser toutes les informations et procédures dans une interface unique, accessible et intuitive.
Pourquoi utiliser un logiciel de conformité RGPD ?
Gérer la conformité de façon manuelle peut poser de nombreux défis et obstacles, notamment :
Le risque élevé de non-conformité
La conformité avec le RGPD implique de respecter des règles strictes en matière de gestion des données personnelles.
Une mauvaise gestion ou un manque de suivi des demandes de droits des utilisateurs, tels que le droit à l’effacement ou à la rectification, peut exposer l’entreprise à des amendes allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial.
Ce risque est accentué par les erreurs humaines, la dispersion des informations et les processus non automatisés.
Le logiciel DPO Make IT Safe dispose d’algorithmes de modélisation qui permettent par exemple de gérer finement le statut de chaque traitement ou de créer des fiches pour vos sous-traitants. Vous pouvez également définir des catalogues pour vos mesures de sécurité ou pour la traçabilité de vos données.
Tous ces traitements réduisent au maximum le risque de non-conformité RGPD des données de votre organisation et rendent leur pilotage beaucoup plus facile.
Le temps et les ressources mobilisées
Pour les DPO, RSSI et autres responsables, la collecte, l’organisation et la mise à jour des données et du registre des traitements peuvent prendre un temps considérable.
Les employés doivent consacrer de longues heures à documenter chaque traitement de données, à suivre les consentements, à gérer les demandes de droits, et à répondre aux audits des autorités de contrôle.
Cela monopolise des ressources internes précieuses qui pourraient être investies dans des projets stratégiques plus importants.
La complexité des processus de conformité
Chaque organisation doit suivre un registre des traitements rigoureux qui détaille chaque action liée au traitement des données personnelles.
Cela inclut des éléments tels que l’origine des données, les finalités de leur traitement, les personnes ayant accès aux informations et les mesures de sécurité mises en place. Ce registre doit être constamment à jour et prêt à être présenté lors d’un audit.
Sans un outil centralisé, cela peut devenir un véritable casse-tête, d’autant plus si l’entreprise doit gérer des volumes de data importants ou si elle opère dans plusieurs pays, avec des règles spécifiques pour chaque juridiction.
Quels sont les avantages d'un logiciel de conformité RGPD ?
Face à ces défis, un logiciel de conformité RGPD présente des avantages considérables, en automatisant et en simplifiant les tâches liées à la protection des données personnelles.
L'automatisation des processus administratifs et juridiques
- Le suivi des consentements : Le logiciel peut enregistrer et conserver la trace des consentements donnés par les utilisateurs, en suivant les mises à jour et les modifications de ces consentements.
- Les demandes de droits : Lorsque des utilisateurs exercent leurs droits (accès, rectification, effacement des données, etc.), le logiciel traite automatiquement les demandes, envoie des notifications et conserve une trace de toutes les actions effectuées.
- La mise à jour du registre des traitements : Le logiciel actualise en temps réel le registre des traitements en fonction des changements apportés dans les processus de gestion des données. Il peut générer des documents prêts à l’emploi en cas d’audit ou de contrôle par les autorités.
La centralisation des informations critiques
Toutes les informations relatives à la conformité, y compris les données traitées, les documents relatifs aux analyses d’impact (AIPD), les preuves de conformité et les résultats des audits, sont stockées et organisées au sein d’un même outil.
Cela permet aux DPO et aux responsables de la conformité d’avoir une vue d’ensemble claire et de réagir rapidement en cas de besoin.
Le suivi en temps réel et les reportings automatiques
Un logiciel de conformité offre la possibilité de suivre l’état de la conformité de l’entreprise en temps réel. Grâce à des tableaux de bord dynamiques, les DPO peuvent visualiser les points de non-conformité, les actions en cours, et générer des rapports automatiques.
Ces rapports sont essentiels pour prouver la conformité auprès de la CNIL ou des autorités de contrôle dans les délais impartis.
L'amélioration de la sécurité des données
Outre l’automatisation, un logiciel de conformité contribue à renforcer la sécurité des données personnelles.
En assurant une meilleure traçabilité des actions, en gérant les accès aux données sensibles et en détectant rapidement les anomalies ou les violations potentielles, il permet de réagir rapidement et d’éviter les sanctions.
Les gains de temps et la réduction des coûts
En déléguant les tâches répétitives et administratives au logiciel, les équipes peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l’optimisation des processus internes, la gestion des risques stratégiques ou le développement de nouvelles initiatives en matière de protection des données.
De plus, la réduction des erreurs humaines et des sanctions potentielles permet d’économiser du temps et des ressources précieuses.
Les audits facilités
En cas de contrôle par les autorités, un logiciel de conformité permet d’accéder facilement aux rapports, aux preuves de conformité et aux documents nécessaires pour prouver que l’entreprise respecte ses obligations légales.
Cela simplifie grandement les audits, tout en offrant une transparence totale sur les processus de l’entreprise.
Depuis le logiciel Make It Safe, vous pouvez évaluer directement la conformité de vos fournisseurs en lançant des audits qui pourront ensuite être convertis en plans d’actions correctives.
Cet outil DPO vous permettra par ailleurs d’auditer vos traitements de données afin d’évaluer leur conformité RGPD et de déclencher automatiquement un processus de correction du traitement concerné.
Un excellent moyen d’augmenter le niveau de qualité de vos processus de mise en conformité.
Les fonctionnalités clés d'un logiciel de conformité RGPD
Centraliser et suivre les consentements
Le logiciel enregistre chaque consentement donné par les utilisateurs, permettant ainsi à l’entreprise de disposer d’une traçabilité complète. En cas de modification des préférences des utilisateurs, ces changements sont pris en compte et mis à jour automatiquement.
Gérer les demandes des utilisateurs
Lorsqu’une personne souhaite exercer ses droits (accès, rectification, effacement, etc.), le logiciel facilite la gestion de ces demandes en automatisant les processus. Cela garantit que les délais imposés par le RGPD sont respectés.
Assurer la traçabilité des actions
Chaque demande ou modification de consentement est documentée, ce qui permet aux entreprises de fournir une preuve de conformité en cas de contrôle ou d’audit.
Détecter et notifier automatiquement les incidents
Le logiciel surveille en permanence les processus de gestion des données et peut identifier rapidement les violations de sécurité. En cas d’incident, une notification est envoyée aux DPO et aux responsables de la sécurité pour qu’ils prennent les mesures nécessaires dans les délais impartis.
Gérer les plans d'actions
Une fois une violation détectée, le logiciel aide à coordonner les actions correctives pour colmater les failles et sécuriser les données concernées. Il suit également les mesures prises pour éviter que l’incident ne se reproduise.
Produire la documentation et les rapports
Le logiciel génère un rapport détaillé sur chaque incident, comprenant les actions entreprises pour résoudre le problème. Le RGPD exige que les entreprises notifient les violations de données aux autorités compétentes dans un délai de 72 heures. Ce rapport est donc essentiel pour démontrer aux autorités que l’entreprise a agi rapidement et efficacement.
Évaluer les risques
Le logiciel évalue automatiquement les risques potentiels liés aux différents traitements des données personnelles. Cela inclut des facteurs comme la sensibilité des données traitées, les volumes de données, et les personnes qui y ont accès.
Réaliser les analyses d'impact (AIPD)
Pour les traitements de données à haut risque, le RGPD impose de réaliser une AIPD. Un logiciel de conformité RGPD intègre cette fonctionnalité et permet de documenter toutes les étapes du processus.
Suivre les actions correctives
Une fois les risques identifiés, le logiciel permet de mettre en place des actions correctives et de suivre leur avancement, garantissant ainsi que les failles potentielles sont traitées de manière proactive.
Créer des plans d'action
Le logiciel permet de définir et d’organiser les actions à mener pour atteindre les objectifs de conformité. Cela peut inclure la formation des équipes, la mise en place de nouvelles procédures de sécurité ou l’amélioration des processus de gestion des données.
Suivre en temps réel les actions de conformité
Le logiciel offre une vue d’ensemble des tâches en cours, des échéances et des personnes responsables de chaque action. Cela permet de s’assurer que toutes les actions nécessaires sont menées à bien dans les délais.
Alerter et gérer les retards
Si certaines tâches ne sont pas réalisées à temps, le logiciel envoie des notifications aux responsables, leur permettant de réagir rapidement et d’éviter tout manquement.
Quels critères pour choisir un logiciel de conformité RGPD ?
Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins en matière de conformité, et choisir le bon logiciel de conformité RGPD est essentiel pour s’assurer qu’il répondra aux exigences spécifiques de l’organisation.
Voici les critères à prendre en compte pour faire le bon choix.
L'adaptabilité à la taille de l'entreprise
Les besoins d’une petite ou moyenne entreprise ne sont pas les mêmes que ceux d’une grande multinationale. Il est important de choisir un logiciel qui peut évoluer avec l’entreprise, en s’adaptant à la croissance des volumes de données personnelles traitées et aux nouvelles exigences de conformité.
L'ergonomie et la collaboration
Le logiciel doit être simple et intuitif, afin que les équipes puissent l’utiliser facilement, même sans compétences techniques particulières. Une interface claire et bien conçue permet de gagner du temps et d’optimiser l’efficacité de l’équipe en charge de la conformité.
Le logiciel RGPD doit permettre la collaboration entre les différents acteurs de l’entreprise pour faciliter la remontée des informations au DPO et lui permettre de les diffuser ensuite correctement à tous les collaborateurs concernés.
Les fonctionnalités d'automatisation et de reporting
L’automatisation est un critère clé pour réduire les tâches manuelles et minimiser les risques d’erreurs humaines. Assurez-vous que le logiciel propose des fonctionnalités telles que l’automatisation des demandes de droits, la gestion des consentements et la génération de rapports de conformité en temps réel.
Ces éléments vous permettront de suivre plus facilement les progrès réalisés et de réagir rapidement en cas de problème.
La sécurité des données
Un bon logiciel de conformité RGPD doit garantir une protection optimale des données personnelles qu’il traite. Cela inclut la mise en place de mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, des contrôles d’accès stricts et la traçabilité des actions réalisées.
Il est recommandé de privilégier des datacenters situés au sein de l’union européenne et de préférence dans le même pays que celui où est située l’entreprise détentrice de ces données. Les serveurs doivent être munis de dispositifs de sécurité (par exemple : firewalls) capables de gérer les tentatives d’intrusion.
Le stockage des données sensibles doit être fait sur des environnements dédiés (pas de serveurs partagés entre plusieurs organismes). En cas d’accès à distance, les gestionnaires de ces données doivent s’identifier via un système à authentification forte.
Les données personnelles peuvent être traitées informatiquement de manière à rendre impossible toute identification de la personne par quelques moyens que ce soit, et cela, de manière irréversible. C’est un processus assez couteux. On lui préfère souvent une pseudonymisation qui est un procédé réversible de remplacement des données. Elle n’efface pas le caractère nominatif des informations exploitées
Les gestionnaires de ces serveurs doivent proposer des garanties contractuelles sur les délais de remise en service et sur la sauvegarde informatique des données dont ils ont la responsabilité. Les données doivent être cryptées et l’échange de données doit se faire via le protocole TLS.
La conformité aux évolutions réglementaires
Les régulations autour de la protection des données sont en constante évolution. Il est donc essentiel de choisir un logiciel certifié qui assure des mises à jour régulières pour suivre les nouvelles lois ou directives, telles que celles de la CNIL ou d’autres autorités de contrôle en Europe.
Choisir le logiciel de conformité RGPD de Make It Safe
Un logiciel RGPD tel que celui proposé par Make IT Safe possède de nombreux avantages, détaillés plus haut dans cet article : intuitivité de l’interface d’administration, fonctionnalités collaboratives évoluées, réduction des risques de non-conformité grâce à une classification des données personnelles…
Notre logiciel RGPD est très complet, mais il reste un outil dont l’utilisation doit être acceptée et maîtrisée non seulement par le DPO, mais aussi par tous les collaborateurs de l’entreprise.
C’est pourquoi Make IT Safe vous propose différents webinaires vous permettant de bien cerner toutes les contraintes liées à la mise en conformité RGPD. Nous sommes également à votre disposition pour planifier des sessions de formation et vous accompagner dans le déploiement de notre solution.
