Selon quels critères choisir un logiciel de conformité RGPD ?

1- Comment évaluer la conformité de son entreprise au RGPD ?

Le logiciel DPO Make It Safe comporte des tableaux de bord qui vous présentent de façon intuitive et complète les activités nécessitant la collecte et le traitement de données à caractère personnel.

Vous disposez d’un planificateur vous permettant de voir d’un coup d’oeil quelles sont les actions à prendre, celles qui sont en retard ou en attente. Un gestionnaire d’incidents vous permet de gérer les actions assignées et de notifier les personnes concernées.

Il existe bien entendu différentes solutions sur le marché. Ce n’est pas forcément la plus chère ou la plus complète qui sera la mieux adaptée aux besoins de votre organisme.
Pour vous aider à choisir en toute quiétude le logiciel de conformité RGPD le mieux adapté à vos besoins, Make It Safe vous présente les différents critères d’évaluation :

2- Les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel de conformité RGPD

Les fonctionnalités de base d’un logiciel de conformité RGPD

Ce tableau de bord vous donne une vue exhaustive des applications logicielles, des systèmes d’exploitation, des bases de données et d’autres composants logiciels utilisés dans votre SI.

Fonctionnalité	Description
Tenue d’un registre de traitement des données	Les entreprises et les établissements publics ont l’obligation de tenir un registre de traitement des données. Un logiciel RGPD facilite la maintenance de ce registre en identifiant les irrégularités de traitement et la consultation de l’historique des modifications.
Respect des données privées	Détection des données sensibles
Audit de conformité	Réalisation d’audits pour aider les entreprises à évaluer leur niveau de conformité au RGPD.
Gestion des accès aux données	L’outil RGPD liste les accès aux données personnelles afin que le gestionnaire puisse s’assurer que seules les personnes autorisées y ont accès.

Pour plus de détails, merci de voir notre présentation des fonctionnalités du logiciel Make It Safe.

Les critères techniques à prendre en compte

Une fois que le logiciel de conformité RGPD a été correctement paramétré et nourrit de toutes les informations nécessaires à la mise en place des règles de conformité RGPD concernant l’entreprise, il exerce une fonction de veille sur le respect de ces règles.

Make It Safe a conçu son logiciel RGPD pour qu’il puisse recueillir et centraliser les incidents, les violations ou les demandes d’exercices de droits sur les données personnelles stockées par l’entreprise.

Il est ainsi possible pour n’importe quel demandeur de déposer une demande d’exercice de droit depuis un site externe à l’entreprise ou bien manuellement par le DPO en charge du logiciel.

En cas de contrôle d’un agent de la CNIL, le DPO peut effectuer une extraction complète des données nécessaires à ce contrôle.

Toute notification émise auprès de la CNIL est suivie dans le logiciel. Le DPO peut piloter à tout instant la gestion des violations de données ou des incidents en cours.

Les critères de sécurité

Un logiciel de conformité RGPD doit respecter des critères de sécurité pour garantir la protection des données personnelles qu’il traite.

A- Localisation et protection des serveurs

Il est recommandé de privilégier des datacenters situés au sein de l’union européenne et de préférence dans le même pays que celui où est située l’entreprise détentrice de ces données. Les serveurs doivent être munis de dispositifs de sécurité (par exemple : firewalls) capables de gérer les tentatives d’intrusion.

Le stockage des données sensibles doit être fait sur des environnements dédiés (pas de serveurs partagés entre plusieurs organismes). En cas d’accès à distance, les gestionnaires de ces données doivent s’identifier via un système à authentification forte.

B- Sécurisation des données

Les gestionnaires de ces serveurs doivent proposer des garanties contractuelles sur les délais de remise en service et sur la sauvegarde informatique des données dont ils ont la responsabilité. Les données doivent être cryptées et l’échange de données doit se faire via le protocole TLS.

C- Anonymisation ou pseudonymisation des données

Les données personnelles peuvent être traitées informatiquement de manière à rendre impossible toute identification de la personne par quelques moyens que ce soit, et cela, de manière irréversible. C’est un processus assez couteux. On lui préfère souvent une pseudonymisation qui est un procédé réversible de remplacement des données. Elle n’efface pas le caractère nominatif des informations exploitées

Les critères de facilité d’utilisation et d’adaptabilité

A- L’intuitivité

L’interface utilisateur d’un logiciel de conformité RGPD doit être intuitive pour faciliter son utilisation par les DPO, juristes, RSSI et autres acteurs en charge des RGPD.

B- Être collaboratif

Le logiciel RGPD doit permettre la collaboration entre les différents acteurs de l’entreprise pour faciliter la remontée des informations au DPO et lui permettre de les diffuser ensuite correctement à tous les collaborateurs concernés.

C- Automatiser les processus

Le logiciel RGPD doit pouvoir automatiser les tâches répétitives pour gagner du temps et faciliter la mise en conformité au RGPD.

3- Les avantages d’un logiciel de conformité RGPD

Optimisation de la gestion des données personnelles

Grâce au logiciel de RGPD, les données personnelles peuvent être classifiées et contextualisées de manière plus lisible pour chaque partie prenante. Cela permet une meilleure implication des collaborateurs de l’entreprise pour assurer le maintien du niveau de conformité requis.

Réduction des risques de non-conformité

Le logiciel DPO Make It Safe dispose d’algorithmes de modélisation qui permettent par exemple de gérer finement le statut de chaque traitement ou de créer des fiches pour vos sous-traitants. Vous pouvez également définir des catalogues pour vos mesures de sécurité ou pour la traçabilité de vos données.

Tous ces traitements réduisent au maximum le risque de non-conformité RGPD des données de votre organisation et rendent leur pilotage beaucoup plus facile.

Facilitation des audits et des contrôles de conformité

Depuis notre logiciel, vous pouvez évaluer directement la conformité de vos fournisseurs en lançant des audits qui pourront ensuite être convertis en plans d’actions correctives.

Cet outil DPO vous permettra par ailleurs d’auditer vos traitements de données afin d’évaluer leur conformité RGPD et de déclencher automatiquement un processus de correction du traitement concerné.

Un excellent moyen d’augmenter le niveau de qualité de vos processus de mise en conformité.

4- Conclusion

Récapitulation des critères à prendre en compte pour choisir un logiciel de conformité RGPD

Vous le savez, la CEE prend très au sérieux la protection des données personnelles de ses citoyens et le montant des pénalités, en cas de non-respect de cette règlementation, peut être très élevé. Il est donc nécessaire de s’équiper d’une solution logicielle qui permette de prendre en compte les très nombreux aspects des règles RGPD.

Seul un logiciel de conformité RGPD digne de ce nom vous permettra de présenter les preuves nécessaires lors d’un contrôle de la CNIL. Pour que la gestion de ce logiciel ne devienne pas trop chronophage, il faut qu’il soit capable de prendre en charge facilement les registres des traitements qui prouvent la conformité de votre entreprise aux RGPD.

Rappel des avantages et des limites des logiciels de conformité RGPD

Un logiciel RGPD tel que celui proposé par Make It Safe possède de nombreux avantages, détaillés plus haut dans cet article : intuitivité de l’interface d’administration, fonctionnalités collaboratives évoluées, réduction des risques de non-conformité grâce à une classification des données personnelles…

Notre logiciel RGPD est très complet, mais il reste un outil dont l’utilisation doit être acceptée et maîtrisée non seulement par le DPO, mais aussi par tous les collaborateurs de l’entreprise.

C’est pourquoi Make It Safe vous propose différents webinaires vous permettant de bien cerner toutes les contraintes liées à la mise en conformité RGPD. Nous sommes également à votre disposition pour planifier des sessions de formation et vous accompagner dans le déploiement de notre solution.

Merci de nous contacter pour toute question ou demande d’information complémentaire :